Nguyên nhân email Yandex gửi đi hoặc nhận về bị chậm khi có file đính kèm lớn

Rất nhiều tài khoản email Yandex không thể gửi – nhận email hoặc email gửi đi – nhận về rất chậm khi đính kèm file có dung lượng lớn. Vậy đâu là nguyên nhân gây ra tình trạng này và cách khắc phục như thế nào? izWeb sẽ phân tích và đưa ra hướng xử lý theo kinh nghiệm của các thành viên izWeb để các bạn sử dụng email Yandex hiệu quả.

Thời gian gần đây có rất nhiều comment của người dùng phàn nàn hệ thống mail Yandex gửi và nhận rất chậm khi có file đính kèm lớn và tỉ lệ thất bại khi gửi / nhận email rất lớn. Trước số lượng phản hồi ngày càng nhiều, izWeb đã phân tích nguyên nhân tình trạng này như sau:

Thực tế, mail Yandex không hề bị lỗi hoặc bị hiện tượng gửi / nhận chậm như nhiều người dùng gặp phải. Đây là một lỗi rất cơ bản từ phía người dùng Email. Nguyên nhân chính nằm ở file đính kèm (attach file). Thông thường, người dùng có thể đính kèm file trong email với dung lượng tối đa 25MB và gửi đi rất dễ dàng, trung bình thời gian gửi đi sau khi đã attach file đến các email đích sẽ nhận được chỉ khoảng 1-3 phút. Ngược lại, việc nhận email có file đính kèm với dung lượng tối đa cũng chỉ 1-3 phút.

Kiểm tra thử nhiều lần với các mốc thời gian khác nhau, file đính kèm trong email là 1 file Excel dung lượng 22MB, bản test thử được ghi lịch trình gửi mail có file đính kèm trong thời gian 2 tuần, kết quản vẫn tương tự và không có sự khác biệt. Tiếp tục tiến hành gửi test file đính kèm, lần này file đính kèm được thay đổi định dạng là 1 file .exe đã được nén ở dạng .ZIP. Sau đó check trên Gmail, không nhận được email có file đính kèm. Thực hiện gửi thêm nhiều lần nữa, kết quả xuất hiện 1 trong 2 tình trạng như sau:

  • Đối với file đính kèm nén lại .zip, bên trong có file .exe: Bị Gmail block và kết quả trả về email gửi ở dạng “Undelivered Mail Returned to Sender”, check kỹ thì có cụ thể link thông báo nguyên nhân bị chặn từ Gmail, lỗi 6590 (https://support.google.com/mail/answer/6590).
  • Đối với file đính kèm nén lại .zip, bên trong có các file tổng hợp như .php, .js, .dat, .mp3…: Kết quả vẫn bị trả về lỗi 6590 hoặc email nhận vẫn có thể nhận nhưng cực kỳ chậm, mất 2 – 3 ngày. Điều này có thể giải thích rằng hệ thống scan kiểm tra file attach của máy chủ email nhận cố gắng scan file và có thể cho qua firewall của máy chủ email ở dạng low priority (ưu tiên thấp), email đích vẫn có thể nhận mail + file đính kèm nhưng thời gian lâu hơn nhiều so với bình thường.

Lỗi email gửi nhận chậm có file đính kèm trong mail Yandex

Truy cập các mã lỗi của Google, các bạn sẽ thấy rất nhiều thông tin về cơ chế hoạt động cũng như quy định chặt chẽ việc gửi / nhận email như tần suất gửi / nhận email, các định dạng file đính kèm được cho phép hoặc không được cho phép. Tương tự, Yandex hay bất cứ một nhà cung cấp email nào cũng có các cơ chế khắt khe này, vì vậy trước khi sử dụng email, các bạn nên dành 1 chút thời gian đọc kỹ các quy định cũng như các thông tin liên quan để việc sử dụng email đúng cách và có hiệu quả, tránh gây ra các phiền toái không đáng có.

Một vấn đề nữa là thói quan sử dụng email của đa số người dùng cũng là nguyên nhân khiến cho việc định nghĩa email không ổn định hay không tốt. Thông thường thì người sử dụng email không đọc quy định sử dụng cũng như chưa có ý thức tốt trong việc vận hành tài khoản email, khi cần thì cứ đính kèm file và không  cần quan tâm file đính kèm có tiêu chuẩn hay không.

Đối với file đính kèm, để có kết quả gửi / nhận tốt nhất, các bạn nên ưu tiên đính kèm trong email các file Office (Word, Excel, Power point), PDF, các file hình ảnh hoặc các file tài liệu. Đảm bảo khi các bạn đính kèm những file này và được scan virus cẩn thận trước khi gửi thì tỉ lệ thành công là 100%, không có vấn đề gì xảy ra. Tất nhiên khi làm việc thì không thể không gửi các file có định dạng khác. Đối với các file này thì bạn nên nén chúng lại ở dạng .zip hoặc .rar, sau đó upload lên Google Drive, One Drive hoặc các Host File khác (Media fire, Filedropper, Fshare…) và share link download cho người nhận để đảm bảo là người nhận có thể nhận được nội dung email cũng như file mà bạn muốn gửi.

Có một số ý kiến đưa ra là: Nói các file đính kèm ngoài các định dạng file office và file hình ảnh, pdf… là bị chặn, vậy tại sao tôi gửi email có file đính kèm .zip, .rar, .exe … đến những người nhận có địa chỉ email trong cùng  hệ thống của Công ty (cùng @domain.com) thì không bị chặn? Nếu bạn để ý kỹ sẽ thấy rằng, các file đính kèm này không bị chặn trong hệ thống email nội bộ là do kỹ thuật quản lý hệ thống email server của Công ty đó cho phép đính kèm và chia sẻ các định dạng file mở rộng để tiện gửi nội bộ (không áp dụng các biện pháp an ninh đối với các file này) thì bạn vẫn có thể gửi/nhận bình thường và có thể khẳng định rằng việc này chỉ xảy ra đối với máy chủ email riêng của Công ty bạn, không phải là máy chủ email của Google, Yandex, Zoho hay Outlook (Microsoft).

Với khả năng kỹ thuật và hiểu biết giới hạn, bài viết được tôi ghi lại bằng kinh nghiệm sử dụng các tài khoản email Yandex, Google, Outlook, Zoho… để giúp các bạn đang gặp vấn đề về attach file hiểu rõ hơn phần nào nguyên nhân bị chặn email khi đính kèm file có định dạng mở rộng. Có thể còn có nhiều nguyên nhân và có nhiều cách khắc phục, giải quyết khác, các bạn có thể search tìm trên google để bổ sung thêm. Ý kiến của tôi vẫn là: ƯU TIÊN ATTACH FILE  ĐỊNH DẠNG VĂN PHÒNG (WORD, EXCEL, POWER POINT, PDF, FILE HÌNH ẢNH khi gửi email, cũng có thể zip chúng lại vẫn đảm bảo quy định. Các file mở rộng thì nên tải lên các công cụ lưu trữ và gửi link cho người nhận download về.

Xem thêm:

Hướng dẫn cài đặt máy chủ Email Zimbra

 

Leave a Reply